Automation · Case Study
CRM-Follow-up: Entwürfe statt Versand
n8n-Workflow, EAIR
Kontext
Nachverfolgung, Sperrprüfung, Fristberechnung und das Schreiben der Anschreiben waren Handarbeit in einer Tabelle. Gesucht war Entlastung ohne Kontrollverlust: Der Mensch soll entscheiden und senden, die Maschine soll vorbereiten und nichts vergessen.
Was es leistet
Werktags um 07:00 Uhr oder auf Knopfdruck
Lädt Leads, Ereignisse, Sperrliste, Feiertage und den aktuellen Gmail-Stand.
Entscheidet je Lead deterministisch
Pflichtfelder vollständig? Adresse oder Domain gesperrt? Dublette? Frist fällig? Liegt schon ein Entwurf?
Legt den Entwurf an und labelt ihn
Der Entwurf entsteht aus Vorlage und CRM-Feldern. Werte, die das CRM nicht hergibt, bleiben als [[FEHLT: …]] sichtbar stehen — der Workflow erfindet nichts.
Rückt den Zustand erst nach dem Versand vor
Der Lead-Zustand ändert sich erst, wenn der Entwurf wirklich versendet wurde. Liegengebliebene Entwürfe meldet der Laufbericht.
![Beispiel eines erzeugten Gmail-Entwurfs mit sichtbaren Platzhaltern [[FEHLT: …]] für Werte, die das CRM nicht hergibt](/assets/images/automation/crm-followup/beispiel-entwurf.png)
Technisch bemerkenswert
Reservierung vor dem Gmail-Aufruf
Vor dem Gmail-Aufruf wird eine Reservierung geschrieben und erneut gelesen; nur der erste Besitzer darf schreiben. Zwei parallele Läufe erzeugen deshalb keinen doppelten Entwurf.
Idempotenz über Ereignis- und Lifecycle-IDs
Die IDs setzen sich aus Lead, Sequenz und Versuch zusammen — Wiederholungen sind first-write-wins.
Fristen rechnen in Werktagen
Die Stufen 7, 10 und 7 Werktage überspringen Wochenenden und Feiertage.
Ein einziger batchUpdate je Lauf
Alle Tabellenänderungen gehen als ein einziger batchUpdate raus: Ein Fehler hinterlässt keinen halben Zustand.
Das Sendeverbot ist strukturell
Die Exporte enthalten keinen Send-Pfad, und ein Test prüft genau das über beide Workflow-Dateien.
Stand und Grenzen
2
Outreach-Entwürfe
3
blockierte Leads
0
automatisch versendet
98/98
Tests bestanden
Demolauf am 24.08.2026 mit zehn fiktiven Leads: 2 Outreach-Entwürfe, 3 blockierte Leads (ein Opt-out, zwei Dubletten), 0 automatisch versendete Nachrichten, 1 Laufbericht. Lokale Testsuite: 98 von 98 Tests bestanden.
Offen benannt
- ›Ein Nutzer.
- ›Kein LLM.
- ›Keine LinkedIn-Automation.
- ›Kein Lauf mit echten Kontaktdaten.
Selbst ansehen
Das Demo-Sheet des Laufs ist öffentlich als Betrachteransicht freigegeben und enthält ausschließlich fiktive Leads. Der exportierte Workflow lässt sich in jede n8n-Instanz importieren.